Le cahier des charges : un document fondamental
Imaginez que votre entreprise souhaite faire appel à des prestataires pour un nouveau projet. Comment faciliter le dialogue entre l’entreprise et les agences ? Comment être sûr d’avoir des propositions qui correspondent réellement à votre besoin ? Le cahier des charges est la pierre d’achoppement de votre projet et on vous guide pour l’écrire.
A quoi sert le cahier des charges ?
Le cahier des charges est un document, un dossier contractuel qui définit les besoins de l’entreprise et les attentes auxquels doit répondre le prestataire. C’est également la base de la communication entre tous les acteurs du projet, notamment le directeur et le chef de projet.
Le cahier des charges permet de remplir plusieurs objectifs :
- Définir clairement les besoins de l’entreprise afin que les agences puissent répondre à la problématique avec des solutions qui remplissent tous les critères fonctionnels et techniques attendus.
- Encadrer le projet. Le cahier des charges permet une meilleure compréhension des contraintes matérielles, environnementales ou économiques que le prestataire doit prendre en compte dans la conception de sa solution.
- Sécuriser tous les acteurs du projet. L’entreprise est sûre d’être livrée et le prestataire n’est pas obligé de répondre aux demandes qui ne sont pas inscrites dans le cahier des charges. Le cahier des charges peut être modifié à l’aide d’un avenant à condition qu’il soit accepté par le prestataire. Des pénalités peuvent être appliquées en cas de non-respect du cahier des charges.
On distingue généralement deux types de cahier des charges. Le cahier des charges technique qui se focalise sur le produit et ses spécificités. Et le cahier des charges fonctionnel qui se concentre sur la structure du projet afin de développer les fonctions du produit qui permettront de répondre au besoin du client.
Créer son cahier des charges en 3 étapes
Présenter le contexte
La première partie du cahier des charges est constituée d’une présentation rapide et précise :
- De l’entreprise et de ses valeurs
- Des clients types de l’entreprise
- Des produits et services proposés par l’entreprise
Exemple : l’entreprise A est spécialisée dans le prêt-à-porter pour hommes. Son objectif est de proposer un service chaleureux et dynamique pour aider les hommes entre 20 et 35 ans à trouver une tenue de tous les jours à un prix peu élevé.
A la suite de cette présentation sont définies :
- La démarche que souhaite mettre en place l’entreprise.
- Les objectifs à atteindre.
- Un historique de ce qui a déjà été mis en place pour tenter d’y répondre.
Exemple : l’entreprise A souhaite développer une application mobile pour faciliter les achats à distance. Une première version de l’application a déjà été développée 2 ans auparavant, il s’agit de l’améliorer.
Développer les solutions
Le cahier des charges développe des solutions grâce à l’étude :
- Des contraintes techniques (matérielles, environnementales et économiques) qui conditionnent le projet.
- Des besoins fonctionnels auxquels doit répondre le produit ou le service qui est développé.
Exemple de besoins fonctionnels : L’application doit être facile à prendre en main et faciliter le parcours achat pour l’utilisateur. Elle doit permettre d’accéder facilement au site de l’entreprise A et répondre rapidement aux questions des utilisateurs.
Exemple de contraintes techniques : l’application doit être compatible avec Android et IOS. La cible étant internationale, l’application devra être traduite en plusieurs langues.
Définir les résultats attendus
Il s’agit de se mettre d’accord sur l’avancement du projet et les résultats attendus au terme de la prestation. Le cahier des charges doit le définir précisément pour éviter toute confusion à ce sujet.
Exemple : l’entreprise A attend de son prestataire qu’il lui présente une maquette de l’application environ 3 mois après le lancement du projet. Le développement et la mise en ligne de l’application sur les App Store sont à la charge du prestataire.
Pour vous permettre de réaliser un cahier des charges de qualité, Design en Nouvelle-Aquitaine vous met en relation avec des professionnels compétents et vous partage les expériences de nombreuses entreprises dans ce domaine.
